Registrering av utveksling i FS

Registrering av innreisende utvekslingsstudenter (manuell rutine)

Før du kan registrere studenten i Utvekslingspersonbildet må vedkommende være opprettet som person i FS, hvis ikke norsk personnr er tilgjengelig så skal det benyttes s-nummer/SNR.

Utvekslingspersonbilde

Du finner Utvekslingspersonbildet i Utvekslingsmodulen, under «Bilder» på verktøylinjen.

Søk alltid på personens navn før du begynner å legge inn data. Dersom studenten allerede har en forekomst, må du sjekke hvilken periode den gjelder:

  • Ved registrering av nytt opphold ved NMBU må man ikke endre en tidligere forekomst, men lage en ny.
  • Kun dersom studenten skal forlenge sitt opphold kan man endre forekomsten.

Dersom det ikke finnes tidligere forekomster, får du opp et blankt bilde. For å lage en ny forekomst og registrere studenten (uansett om det finnes en forekomst fra før eller ikke) må du trykke Ctrl + N, eller klikke på «Ny forekomst»-ikonet på verktøylinjen. Det kommer da opp en blank forekomst med felter der det skal registreres. Når du taster eller limer inn studentens 11-sifrede nummer i Fnr-feltet, kommer studentens navn automatisk opp i navnefeltene og du kan registrere videre i de neste feltene.

Registrering av avtale-id

I feltet «Avtale» skal man registrere den relevante avtalens id-nummer. Desom du ikke vet denne kan du finne den ved å søke på avtalen i avtalebildet. Når man har registrert korrekt id-nummer i feltet «Avtale» trenger man ikke lenger å registrere i utvekslingsprogram-feltet, dette blir fylt ut automatisk sammen med internt og eksternt sted (men NB! av og til må man registrere ytterligere verdier i internt sted for å spesifisere studentens tilknytning nærmere, se eget punkt om dette under).

Man må også knytte INDIVID til en avtaleid i Utvekslingspersonbildet. På NMBU bruker man avtaleid 299 for INDIVID.

Eksempel på utfylling i avtale-feltet:Eksempel_utfylling_avtalefeltet

Registrering av periode (datofelt)

I feltene «Periode» registreres korrekt periode studenten skal være ved NMBU. Dersom studenten kommer til semesterstart bør startdato settes til 01.08/01.01. Dersom studenten skal bli til semesterslutt, bør sluttdato settes til 31.12/30.06.

VIKTIG:

  • Dersom studenten skal være her i andre perioder, må datoene registreres så nøyaktig som mulig.
  • Det er ikke mulig å lagre bildet hvis datoene ikke er innenfor de datoene som den relevante avtalen er registrert med i Utvekslingsavtalebildet (avtalens gyldighet).

Registrering av studieprogram

  • Utvekslingsstudenter skal registreres med et UTVEKSLING-program som studieprogram.

Registrering av internt og eksternt sted

Disse feltene fylles ut automatisk med korrekt kode for avtalen ved registrering av avtale-id i det avtaleid-feltet. Av og til må må man allikevel registrere koder for fakultet og ev. institutt for å nærmere spesifisere studentens tilknytning ved NMBU, spesielt der studenten tas opp på avtaler som er registrert sentralt.

Internt sted: Datoene som registreres her må samsvare med hvordan avtalen er registrert i Utvekslingsavtalebildet. Det er mulig å spesifisere undernivåer utover det som står i avtalen, men ikke motsatt. Dersom avtalen over er registrert på 192 30 0 0, er det altså mulig å registrere 192 30 40 0 som internt sted, men ikke 192 40 20 0. Husk å sette null i tomme stedfelt, ellers får du ikke lagret.

unøyaktig_registrering_av_internt_stedEksempel på «unøyaktig» registrering av sted.
I dette tilfellet så er internt sted registrert på det øverste nivået som avtalen er registret på (192.0.0.0). Men som vi ser så er studenten tilknyttet studieprogrammet M-AE som tilhører IPV som har sted kode 192.20.70.0, og det er denne koden som burde ha blitt benyttet som kode for intern sted.

Eksternt sted: Ved bruk av id 299 må man registrere eksternt sted.

Tips: Sett musepekeren i feltet og trykk Ctrl + T. Du kan da søke på institusjonens navn. Alle institusjoner som NMBU har avtale med er tilgjengelige via denne søkefunksjonen. Husk å sette null i de tre bakerste stedfeltene.

NB! Dersom en avtale ikke er registrert i Utvekslingsavtalebildet, eller ikke er gyldig for hele perioden studenten er registrert med, får man ikke lagret studenten. Sjekk avtalebildet hvis du har problemer.

Registrering av adresse

Det er svært viktig å registrere studentens adresse og e-postadresse korrekt. For å få såkalt s-nummer fra Samordna opptak (SO) må adressen registreres riktig. Se mer her: https://support.nmbu.no/it-dokumentasjon/s-nummer-snr/

Registrering i andre felt

Kategori: For bachelor og master velger du «STUDENT», for PhD velger du «PHD».  noen tilfeller må man bruke andre kategorier.

Termin (semesterfelt): Det er viktig at alle feltene er utfylt, og utfylt riktig! Dette feltet brukes som søkefelt i mange sammenhenger, fordi det ikke er så lett å ta ut sikre rapporter basert på semesterdatoer. Vær derfor OBS dersom du bruker forhåndsutfylte verdier i FS.

Varighet: Et helt semester skal registreres som «5 MND», to semestre som «10 MND». Dersom oppholdet er av kortere eller lengre art, skriver du nøyaktig antall måneder. Det er spesielt viktig at det noteres dersom studentene skal være i Norge i mindre enn 3 måneder, fordi dette får konsekvenser i forhold til hvordan studenten rapporteres til DBH (se siden om tall og statistikk for mer informasjon om dette).

Studienivå intervall: Velg «BACHELOR» eller «MASTER».

PhD-kandidater på utveksling skal ikke ha studentstatus. Se egen instruks.

Eksempel på korrekt utfylt bilde

Her ser du et eksempel på et ferdig utfylt utvekslingsperson for en innreisende student på erasmus+. Alle feltene som er fylt ut i den øverste delen av dette eksempelet, må fylles ut med rett informasjon, for å unngå problemer eller merarbeid i etterkant. Husk å legge inn studieprogram og e-postadresse!korrekt_utfylt_utvekslingsperson

Registrering av trekk og avbrudd

Når en student trekker seg før ankomst, skal dette registreres med «TRUKKET» i feltet Utvekslingsstatus. I tillegg skal det settes TRUKKET som studentstatus i Student samlebildet.  Her skal sluttdatoen da endres til enten den faktiske datoen studenten trakk seg, eller til den datoen man registrerer trekket.

For utvekslingsstudenter som ar begynt oppholdet med som avbryter oppholdet før de skulle, registreres AVBRUDDF3M (avbrudd før tre måneder) eller AVBRUDDE3M (avbrudd etter tre måneder) i feltet Utvekslingsstatus i Utvekslingspersonbildet. Da skal faktisk sluttdato/registreringsdato og studentstatus SLUTTET registreres som studentstatus i Student samlebilde.