Behandling av klage på karakter i WISEflow

Innledning
Denne veiledningen retter seg mot studieveiledere og administrative ansatte ved fakultetet som har tilgang til Felles studentsystem (FS) og har administrator-rolle i WISEflow.

Ansvarsfordeling/rutine
Studieavdelingen registrerer fortløpende klagesak i FS og omfordeler den til fakultetet i P360. Fakultetet er ansvarlig for videre behandling av klagesaken. Behandling av klage på karakter

Forutsetninger for veiledning
Klage på karakter behandles i WISEflow kun for gradsoppgaver og emner med eksamen (avsluttende eksamen og delprøver) i dette eksamenssystemet.

Rapporter i FS
For å holde oversikt over klagesaker ved fakultetet, bruk:
– Begrunnelse og klage (Vurdering -> Bilder -> Begrunnelse og klage).
– rapport: FS.579.001 Begrunnelse og klage.
– rapport FS.579.003 Ikke-ferdigbehandlede begrunnelse- og klagesaker.

Mer informasjon om rapporter om klagesaker finnes i brukerdokumentasjon for FS-system (se del: Rapporter).

Innhold:
Klagekommisjoner
Klageflow i WISEflow
Sensurfrist per klagesak/kandidat i WISEflow
Klagesensorer i WISEflow
E-post til klagesensorer
Ekspederte karakter til FS
Avvik på to eller flere karakterer etter ny vurdering
Trukket eller avvist klage
Potensielle problemer

Klagekommisjoner

Dersom klagesensorer skal ha tilgang til besvarelse (-er) i WISEflow, må klagesensorer registreres i klagekommisjonen i FS. Studieveiledere og administrative ansatte har rettigheter i FS for å gjøre dette.
Hvordan registrere klagesensorer i klagekommisjon i FS

Én klagekommisjon: sensorer får automatisk tilgang til besvarelse og registrering av karakterer, alle sensorer registrert i kommisjon må registrere karakterer.

Flere klagekommisjoner: fakultetet må sende klagekommisjonsnummer til studieavdelingen (sensur@nmbu.no) Studieavdelingen registrerer klagekommisjon i klagesak etter fakultetets anvisning. 

Klageflow i WISEflow

For å åpne klageflow, søk opp emne/gradsoppgave i Administrator-fanen i WISEflow. Bruk gjerne emnekode.

Klageflow som har blitt opprettet automatisk/før, åpnes ved å trykke på «Gå til klageflow»-knapp som finnes ved høyre hjørne av flow-siden.

Klageflowene i WISEflow opprettes automatisk etter at sensurperioden er avsluttet. De er ikke tilgjengelige for studenter eller ordinære sensorer (dvs. i Deltaker- eller Sensor-fanen).

  • Manuell oppretting av klageflow

Dersom klagesak har blitt sendt før sensurperiode er avsluttet, dvs. sensur blir registrert før sensurperiodens avslutning (3-uker for emner etter eksamen og 6-uker for gradsoppgaver etter innlevering), kan fakultetet opprette klageflow manuelt.
Med andre ord, dersom «Gå til klageflow»-knappen er ikke tilgjengelig i flowen, betyr det at klageflowen må opprettes manuelt.

For å opprett klageflow, trykk på knapp med tre piler, deretter på «Oprett klageflow. Det skal dukke opp en boks/et vindu med informasjon om kopiering av informasjon fra hovedflow til klageflow. Trykk «Utfør».

  • Oversikt over informasjon/innstillinger i klageflow

Klageflow inneholder informasjon om:
1 – «Sensorer»: registrerte klagesensorer i klagekommisjon. Trykk på knapp med nøkkelsymbol for åpne oversikt over fordeling av klagesensorer på kandidater som har klaget.
2 – «Detakeranonymitet»: innstilling om deltakeranonimisering som er brukt i klageflowen (kandidatnr. / ingen anonymisering). Innstillingen er automatisk kopiert fra hovedflowen ved klageflowens opprettelse.
3 – «Umiddelbar karaktereksport»: automatisk overføring av resultater registrerte i WISEflow til FS. Som standard er innstillingen aktivert, men den kan deaktiveres.
4 – «Ytterligere materiale»: løsning for å dele sensorveiledning eller andre materialer med klagesensorer (materieler kan deles i formen av fil eller linke). Trykk på knapp med nøkkelsymbol for å legge inn materieler.
5 – «Eksporter vurdering»: oversikt over antall vurdering/klagesaker i emne som: er åpne -> har registrert karakter i WISEflow -> har overført karakter til FS.
6 – «Synkroniser med SIS»: umiddelbart synkronisering mellom FS og WISEflow (gjelder kandidater og klagesensorer).
7 – «Deltakere»: liste med kandidater som har sendt inn klage i emne som viser studentens navn, kandidatnummer, individuell vurderingsfrist/sensurfrist, tildelte klagesensorer, hvilke resultat er registrert i WISEflow og om resultat har blitt overført til FS.


Sensurfrist per klagesak/kandidat i WISEflow

Klagesaker sendes inn og registreres fortløpende og sensurfrist er én måned (4 uker) etter klagen er mottatt. Det betyr i praksis at ver klagesak har sin individuelle sensurfrist. WISEflow beregner sensurfrist som 3 uker etter at klageflow blir opprettet (manuelt) eller klagesak blir registrert. Det er derfor viktig at fakultetet registrerer sensurfrist i WISEflow for hver klagesak.

Sensurfrist registreres i deltakerlisten ved å trykke på kalender-symbolen. Det må oppgis både dato og klokkeslett (ikke senere enn kl. 15).

Etter at sensurfrist utgår, kan klagesensorer ikke registrere karakter (-er). I dette tilfelle kan fakultetet endre fristen på den samme måten som beskrevet tidligere. Dersom forlengelse er betydelig, må berørte kandidater informeres av fakultetet.

Klagesensorer i WISEflow

For å åpne oversikt over klagesensorer og klagekommisjoner som er tilkoblet til klagesaker, trykk på nøkkelsymbolen i «Sensorer»-delen.

Klagesensorer og tildeling av klagekommisjoner til kandidater blir synkronisert i WISEflow med det som har blitt registrert i FS. Det er en standardinnstilling for alle innleveringsflower i WISEflow.
Synkronisering skjer hver kveld. Dersom du ikke vil vente til den automatiserte synkroniseringen, kan du trykke på den grønne knappen: «Synkroniserer med SIS».

I «Arbeidsfordeling»-delen på denne siden finnes informasjon om fordeling av klagekommisjon på klagesaker (kandidater).

I «Deltakere»-delen på klageflowsiden finnes informasjon om fordeling av klagesensorer på klagesaker (kandidater).

Dersom klagekommisjon er registrert på feil kandidat, ta kontakt med studieavdelingen (sensur@nmbu.no).

E-post til klagesensorer

Det skal dessverre ikke sendes ut automatiske e-poster til klagesensorer når klagesak blir opprettet i WISEflow. Det er derfor fakultetet må sende informasjon om at klagesensorer har tilgang til besvarelse (-er) i WISEflow og kan utføre vurdering der. Denne informasjon anbefales å sende på e-post både til interne og eksterne sensorer hver gang en ny klagesak blir registrert i emne.

Forslag til e-post til klagesensorer om klageflow i WISEflow

Emne:
Besvarelse er klar til en ny vurdering etter klage – <emnekode>, kand.nr <kandidatnummer>

Innhold:
Hei,
Du er registrert som klagesensor på eksamen <emnekode> <emnenavn> opprettet i WISEflow.
Studentens besvarelse er klar til en ny vurdering. Dette gjelder kandidatnr. <kandidatnummer> og sensursperiode for denne studenten avslutter <sensurfrist>.

Det blir ikke sendt en automatisk påminnelse fra WISEflow dersom sensurfrist utgår. Det er derfor viktig at du selv følger opp fristene.

For å registrere karakter i WISEFlow:
1. Åpne WISEflow: https://europe.wiseflow.net
2. Logg deg med NMBU-Feide (intern sensor) eller Bank-ID (ekstern sensor).
Informasjon om pålogging i WISEflow av ekstern fagperson
3. Åpne fanen Sensor.
4. Finn eksamen (med klageflow-tilleggsskrift).
Hvordan klageflow ser ut i WISEflow
5. Åpne besvarelsen i sensorverktøyet og register karakter.
Hvordan gjennomføre sensur av FLOWmulti – video
Hvordan gjennomføre sensur av innleverte filer/langsvarsoppgaver – video

Ekspederte karakter til FS

Det anbefales at fakultetet bruker rapporter i FS for å holde oversikt over klagesaker ved fakultetet, særlig: FS.579.001 Begrunnelse og klage.
Fakultetet kan også bruke klageflow for å holde oversikt i WISEflow.
I «Deltakere»-delen har man oversikt over registrerte og overførte klageresultater.

Avvik på to eller flere karakterer etter ny vurdering

Dersom det er avvik på to eller flere karakterer etter ny vurdering, blir det ikke synlig i klageflowen (karakter blir uansett eksportert til FS). I et slik tilfelle skal klagesaken se ut som behandlet i WISEflow. Det anbefales at fakultetet bruker rapport FS579.001 (sett hake ved “Vis kun saker: Med ny behandling”) for å holde oversikt over klagesaker som krever en ny behandling på grunn av avvik.
Utfyllende informasjon om behandling av avvik på to eller flere karakterer etter ny vurdering finnes på siden: Behandling av klage på karakter.

Trukket eller avvist klage

Dersom kandidaten bestemmer å trekke klagen tilbake eller klagen er avvist, blir kandidaten deaktivert automatisk i klageflow. Det blir registrert i WISeflow etter at dette blir registrert på klagesaken i «Begrunnelse og klage»-bilde (Vurdering -> Bilder -> Begrunnelse og klage) i FS.
Klagesensorer skal miste tilgang til kandidatens besvarelse i sensorverktøyet.

Potensielle problemer 

  • Klagesensor ikke kan se klagen i Wiseflow

Klagesensor er ikke lagt inn i FS i klagekommisjon/koblet til riktig klagesak. Hvordan registrere klagesensorer i klagekommisjon i FS

  • Klagesensor kan se klageflow i WISeflow, men ikke kan registrere karakter

Fristen for klagesensur er gått ut og studieveileder må endre frist i Wiseflow – se avsnitt: Sensurfrist per klagesak/kandidat i WISEflow.