Hvordan registrere ny ekstern fagperson og oppnevne sensor i FS

Innledning
Denne veiledningen retter seg mot studieveiledere og administrative ansatte ved fakultet som har tilgang til Felles studentsystem.
Sensorer må registreres i kommisjon i FS for at de kan utføre sensur digitalt i WISEflow eller registrere karakterer i Fagpersonweb.
For å registrere ekstern sensor i kommisjon, må han/hun være:
1. registrert som person,
2. registrert som fagperson,
3. oppnevnt som sensor ved fakultet.
Dette gjelder sensur på emne (ordinær eksamen og konte), gradsoppgave og klagesak.

Ansvarsfordeling/rutine
Det er fakultetets ansvar for å registrere nye eksterne fagpersoner i FS som fortløpende oppnevnes ved fakultet (iht. §40-6, Forskrift om studier ved NMBU). Fakultetene er også ansvarlige for å holde informasjon om eksterne fagpersoner oppdatert i FS.

Rapport i FS
For å få oversikt over oppnevne sensorer ved fakultet, bruk rapport FS501.001: Oppnevnte sensorer i FS.

Innhold:
System og tjenester ved NMBU (SoT avtale) – ekstern person uten fødselsnummer
Registrer ny ekstern person
Registrer person som fagperson
Oppnevn fagperson som sensor
Fagperson oppnevnt som sensor ved et annet fakultet

System og tjenester ved NMBU (SoT) – ekstern person uten fødselsnummer

Avtale vedrørende oppføring i systemer og tjenester for brukere ved NMBU (SoT) må signeres dersom ekstern sensor skal ha tilgang til bl.a. AD/BAS (epost, filområder, office365 og utskrift) og Feide (alle tjenester som benytter Feidepålogging, herunder P360, Canvas, mv.).

Eksterne sensorer logger seg i WISEflow og Fagpersonweb via ID-porten (MinID, BankID på mobil, BankID, Buypass eller Commfides) og de kan legges inn i FS uten SoT avtale.

Dersom fagperson ikke har norsk identitetsnummer (D-nummer eller fødselsnummer), må Feide-bruker ved NMBU tildeles. For å gjøre dette må SoT signeres før sensuroppdrag – sett kryss for:
FE – Feide
FS – Felles studentsystem (Canvas)

Det er personalkonsulent ved fakultetet som har ansvar for behandling av SoT avtaler. Fagpersonen registreres av lønn i IT systemene.
Dersom SoT avtalen signeres, trenger ikke fakultetet å legge inn denne fagpersonen i FS. Administrasjon sentralt gjør det etter at avtalen er registrert av lønn.
Etter at avtalen er registrert, må fagpersonen ta kontakt med IT (it@nmbu.no ) for å få hjelp til å sette passord for NMBU Feide-konto.

Registrer ekstern person

Før du begynner å registrere fagperson som skal ha sensuroppdrag ved ditt fakultet, sjekk om denne personen allerede finnes i FS.
Du kan gjøre det i Person / Fagperson bilde (Person -> Personbilder -> Person / Fagperson) – søk opp personen med fødselsnummer eller navn.

Hvis den personen ikke finnes, klikk på den øverste delen av bildet, f.eks. én av feltene med fødselsnummer eller navn, deretter «Reg.» og «Ny rad».

Fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer.
– navn (etternavn og fornavn).
– e-post (epost-ekst.).
Klikk «Enter» for å lagre.

Nå er personen registrert i FS.

Registrer person som fagperson

Opprett denne personen som fagperson – klikk i underbildet av Person / Fagperson bilde (Person -> Personbilder -> Person / Fagperson) og deretter klikk «Ny rad»

Fyll ut informasjon om fagperson. Påkrevet felt:
– sted hvor fagpersonen skal ha sensuroppdrag (192-fakultetets stedkode-0-0).
– fagpersonens faste arbeidssted.
– skriv «J» ved «Ekstern»-feltet.
Det anbefales å fylle ut informasjon om fagfelt og stillingstittel.
Klikk «Enter» for å lagre.

Personen er nå opprettet som fagperson i FS.

Oppnevn fagperson som sensor

For å oppnevne fagperson som sensor, åpne «Sensoroppnevning»- bildet (Vurdering -> bilder -> Sensor/kommisjon -> Sensoroppnevning) og søk opp fagpersonen.

Dersom fagpersonen ikke finnes i bildet, klikk på den øverste delen av bildet, f.eks. én av feltene med fødselsnummer eller navn, deretter «Reg.» og «Ny rad».

Fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer (du kan kopiere fødselsnr. fra f.eks. «Fagperson»-bildet med å trykke på Shift+Ctrl+C og lime inn «Sensoroppnevning»-bildet med Shift+Ctrl+V).
– oppnevnt ved sted (192 – fakultetets stedkode – 0 – 0).
– oppnevningperiode.
– skriv «J» ved «Ekstern»-feltet.
– skriv «J» ved «Mottatt svar»-feltet.
Klikk «Enter» for å lagre.

Fagpersonen er nå oppnevnt som sensor.

Fagperson oppnevnt som sensor ved et annet fakultet

Dersom fagperson allerede er oppnevnt ved et annet fakultet, må han/hun også oppnevnes ved deres fakultet.

For å gjøre det, klikk «Ny rad» og fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer (du kan kopiere fødselsnr. fra f.eks. «Fagperson»-bildet med å trykke på Shift+Ctrl+C og lime inn «Sensoroppnevning»-bildet med Shift+Ctrl+V).
– oppnevnt ved sted (192 – fakultetets stedkode – 0 – 0).
– oppnevningperiode.
– skriv «J» ved «Ekstern»-feltet.
– skriv «J» ved «Mottatt svar»-feltet.
Klikk «Enter» for å lagre.

Relaterte veiledninger (lenker blir oppdatert fortløpende):
Hvordan registrere sensor i kommisjon for emne i FS
Hvordan registrere sensorer i kommisjon for gradsoppgave i FS og WISEflow
Hvordan registrere klagesensorer i kommisjon i FS