Hvordan registrere ny ekstern fagperson og oppnevne sensor i FS

Innledning
Denne veiledningen retter seg mot studieveiledere og administrative ansatte ved fakultet som har tilgang til Felles studentsystem.
Sensorer må registreres i kommisjon i FS for at de kan utføre sensur digitalt i WISEflow eller registrere karakterer i Fagpersonweb.

For å registrere ekstern sensor i kommisjon, må han/hun:
1. signere SoT avtale med fakultetet
2. være oppnevnt som sensor ved fakultet.
Dette gjelder sensur på emne (ordinær eksamen og konte), gradsoppgave og klagesak.

Ansvarsfordeling/rutine
Det er fakultetets ansvar for å signere SoT avtale med nye eksterne fagpersoner i FS som oppnevnes ved fakultet (iht. §40-6, Forskrift om studier ved NMBU) og oppnevne dem som sensorer. Fakultetene er også ansvarlige for å holde informasjon om eksterne fagpersoner oppdatert i FS.

Rapport i FS
For å få oversikt over oppnevne sensorer ved fakultet, bruk rapport FS501.001: Oppnevnte sensorer i FS.

Innhold:
Registrering av ekstern fagperson (SoT avtale)
Hvordan generere et fiktivt fødselsnummer i FS
Oppnevning av fagperson som sensor
Fagperson oppnevnt som sensor ved et annet fakultet

Registrering av ekstern fagperson (SoT avtale)

For å registrere en ny ekstern fagperson må Avtale vedrørende oppføring i systemer og tjenester for brukere ved NMBU (SoT) signeres før sensuroppdrag.

OBS! Oppgi i SoT avtalen:
IT-ressurskategori: EKSTERN
Les notatet angående oppføring i systemer og tjenester ved NMBU for å velge riktige tilganger/oppføringer.

For eksterne fagpersoner som ikke har norsk identitetsnummer (D-nummer eller fødselsnummer), må et fiktivt fødselsnummer genereres i FS – se kapittel nedenfor.

Det er personalkonsulent ved fakultetet som har ansvar for behandling av SoT avtaler. Fagpersonen registreres av lønn i IT systemene (inkl. FS).
Fakultet må oppnevne fagpersonen som sensor.

Hvordan generere et fiktivt fødselsnummer i FS

For eksterne fagpersoner som ikke har norsk identitetsnummer (D-nummer eller fødselsnummer), må et fiktivt fødselsnummer genereres i FS.
Det fiktive fødselsnummeret må genereres før SoT avtale sendes til lønn.

Et fiktivt fødselsnummer genereres i «Person/Student»-bilde (Person -> Personbilder -> Person/Student). Åpne «Person/Student»-bildet og deretter klikk på «Reg.» og «Ny rad».

Da kommer «Person/Student»-bilde i registreringmodus. Da har også bildets menyen øverst endret seg. Det dukker opp en ny knapp: «Generer Fødselsnr» – trykk på den.

Da skal det dukke opp en boks «Generering av fiktivt fødselsnummer».
Skriv inn fagpersonens fødselsdato og velg kjønn (fra fagpersonens pass).
Trykk på knappen «Generer fødselsnummer».


Et fiktivt 11-sifret fødselsnummer skal komme fram nederst i boksen og det brukes videre til å registrere fagpersonen i IT systemene av lønn.
Noter fødselsnummeret i SoT avtalen. Husk å legge ved kopi av pass når du sender SoT til lønn.
Da kan du lukke boksen og «Person/Student»-bilde.

Oppnevning av fagperson som sensor

For å oppnevne fagperson som sensor, åpne «Sensoroppnevning»- bildet (Vurdering -> bilder -> Sensor/kommisjon -> Sensoroppnevning) og søk opp fagpersonen.

Dersom fagpersonen ikke finnes i bildet, klikk på den øverste delen av bildet, f.eks. én av feltene med fødselsnummer eller navn, deretter «Reg.» og «Ny rad».

Fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer (du kan kopiere fødselsnr. fra f.eks. «Fagperson»-bildet med å trykke på Shift+Ctrl+C og lime inn «Sensoroppnevning»-bildet med Shift+Ctrl+V).
– oppnevnt ved sted (192 – fakultetets stedkode – 0 – 0).
– oppnevningperiode.
– skriv «J» ved «Ekstern»-feltet.
– skriv «J» ved «Mottatt svar»-feltet.
Klikk «Enter» for å lagre.

Fagpersonen er nå oppnevnt som sensor.

Fagperson oppnevnt som sensor ved et annet fakultet

Dersom fagperson allerede er oppnevnt ved et annet fakultet, må han/hun også oppnevnes ved deres fakultet.

For å gjøre det, klikk «Ny rad» og fyll ut informasjon om personen. Påkrevet felt:
– fødselsnummer (du kan kopiere fødselsnr. fra f.eks. «Fagperson»-bildet med å trykke på Shift+Ctrl+C og lime inn «Sensoroppnevning»-bildet med Shift+Ctrl+V).
– oppnevnt ved sted (192 – fakultetets stedkode – 0 – 0).
– oppnevningperiode.
– skriv «J» ved «Ekstern»-feltet.
– skriv «J» ved «Mottatt svar»-feltet.
Klikk «Enter» for å lagre.

Relaterte veiledninger (lenker blir oppdatert fortløpende):
Hvordan registrere sensor i kommisjon for emne i FS
Hvordan registrere sensorer i kommisjon for gradsoppgave i FS og WISEflow
Hvordan registrere klagesensorer i kommisjon i FS