Saksbehandling klage på karakter

Saksbehandling klage på karakter

Rutinebeskrivelse for Fakultetene

  • Studenter har rett til å be om begrunnelse for karakterfastsetting og de kan klage på karakterfastsetting eller formelle feil ved eksamen. Klagen må fremsettes innen tre uker etter at karakteren er kunngjort. Har studenten bedt om begrunnelse innen fristen (én uke fra kunngjøring) løper klagefristen fra det tidspunkt han/ hun får begrunnelsen. Dvs. det finnes ingen felles klagefrist for et emne.
  • Ved klage på karakter skal det foretas ny sensur med nye sensorer oppnevnt av fakultetet. Sensur som følge av klage skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. forvaltningsloven § 11 a.
  • P360 skal benyttes til behandling av klagesaker, og sakene skal behandles forløpende.
  • Klage på karakter og/eller formelle feil ved eksamen er regulert i Universitets- og høyskoleloven samt Forskrift om studier ved NMBU, Kapittel 43.
  • Nettside om klage – FOR STUDENTER: https://www.nmbu.no/student/eksamen/etter/klage-p-karakter
  • Nettside om klage – FOR ANSATTE: https://www.nmbu.no/ansatt/adm/larerportal/behandling-av-klage-p-karakter/node/30735
  • Klageskjema finnes på bokmål, nynorsk og engelsk og er lenket opp på nettsiden, og under ‘skjema og maler’ – siden.

 

Rutiner for behandling av klager:

Mottak av klage på karakter

1.       Studenten sender inn klagen via et elektronisk skjema de finner på nmbu.no.

2.       Studenten mottar et automatisk svar som informerer generelt om videre saksgang.

 

Din klage på karakter er mottatt av NMBU.

 

Klagen oversendes emneansvarlig fakultet for videre behandling. Tar saksbehandlingen mer enn en måned vil du få beskjed fra fakultetet.

Eksamensbesvarelsen blir vurdert av to nye sensorer. Minst en av de nye sensorene er ekstern, dvs ikke ansatt ved NMBU.

 

Du får epost til din NMBU adresse med informasjon om utfallet av klagen når ny sensur er klar. Dersom du har spørsmål om ny sensur kan du kontakte fakultetet som er ansvarlig for emnet.

 

Vennlig hilsen

Studieavdelingen NMBU

 

3.       Arkivet legger klagen inn på emnemappen i P360 og fordeler den til Studieavdelingen (SAT).

Registrering av klager

1.       Arkivet fordeler klagesakene til Studieavdelingens (SAT) ufordelte liste i P360.

2.       Saksbehandler i Studieavdelingen registrerer fortløpende klagen i FS og fordeler den til rett fakultet i P360. Saken fordeles til fakultetets ufordelte liste.

3.       Kandidatnummer påføres som en ‘merknad’ når klagesaken omfordeles. Saken vil da få en gul merknad foran tittelen:

 

 

Kandidatnummer finner du igjen under ‘Merknader’ på klagesaken:

 

Behandling av klagesakene på fakultetet

1.       Klagesaken fordeles til fakultetets ufordelte liste i P360. Arkivar på fakultetet fordeler saken videre til den som skal behandle saken videre.

2.       Klagesaken må ikke avskrives. Det er kun SAT som skal avskrive og avslutte en klagesak da vi svarer studenten med utfallet av klagen.

3.       For å administrere saker under behandling og holde oversikt over hvilke man har sendt til ny sensur etc. kan man for eksempel sette et ‘flagg’ på saker, eller skjule de fra sin liste. Velg pilen ved ‘Oppfølging’, husk å hake av saken du vil sette flagg på eller skjule.

 

4.       Klagen skal fortløpende oversendes til to nye sensorer. Det anbefales at man oppnevner klagesensor på forhånd i de største emnene, eller de emner man av erfaring vet det kommer klager på.

5.       Kandidatnummer vil fremkomme på saken I P360 under feltet ‘merknader’. Det kan også finnes ved å søke opp emnet i ‘Begrunnelse og klage’ i FS.

6.       Kun eksamensbesvarelsen, oppgavetekst og sensorveiledning sendes til nye sensorer. Klagerens anonymitet skal sikres så langt det er mulig. HUSK Å IKKE SENDE KLAGESKJEMA FRA STUDENT TIL NY SENSOR.

7.       Veiledning for sensorer ved NMBU finnes her.

8.       Sensur som følge av klage skal avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom klagen ikke behandles innen en måned etter klagen er mottatt, skal fakultetet informere studenten om forsinkelsen og angi når man regner med å få klagen behandlet. Opprett da en ny mail på saken i P360, som skal ligge på saksnivå.

9.       Fakultetet anbefales å sette på frist på hver klagesak i P360 (en måned etter klagen er mottatt – dvs den dagen studenten sendte inn klageskjemaet). Da kan man enkelt kan følge med på hvilke saker som må følges opp mot studenten. Ny frist settes på saksnivå ved å klikke på pilen ved sakstittelen.

Liste over saker med frist vil fremkomme på skrivebordet i P360 hvis du har satt opp dette. Kontakt Arkivet eller Studieavdelingen ved spørsmål om skrivebord.

 

 

10.   Det anbefales at så mye som mulig av korrespondanse rundt behandling av klagesakene lagres på saken i P360. (bruk drag and drop funksjonen i outlook, husk å ekspedere dokumentene).

 

·       Ny sensur

1.       Når ny sensur foreligger omfordeler fakultetet klagesaken tilbake til Studieavdelingen (SAT) i P360.  Stå inne i selve klagesaken og velg ‘Fordel’ ved å trykke på den sorte pilen ved dokumentittelen.

2.       Ny sensurprotokoll scannes inn og lagres på saken direkte i P360. Bruk drag and drop funksjonen i outlook ved å klikke på dokmentet å dra det inn i ‘slippsonen. Bruk dokumenttype ‘Internt notat med oppfølging‘ og fordel til SAT.

HUSK Å EKSPEDERE DOKUMENTET. Sensurprotokoll for ny sensur etter klage.

 

 

 

3.       Studieavdelingen registrerer ny sensur i FS og informerer studenten om utfallet (Klagesaken avskrives da samtidig.)

Vi viser til klage på karakter.

Det er avholdt ny sensur med nye sensorer, og karakteren er satt til X (uendret).

I henhold til Lov om universiteter og høgskoler, kapittel 5, §5-3, pkt. 6, kan karakterfastsetting ved ny sensurering ikke påklages.

Du kan fremsette krav om begrunnelse for karakteren. Dette må fremstilles innen èn uke, og kravet skal rettes til fakultetet som er ansvarlig for emnet.

 

Med hilsen

Ole-Jørgen Torp (sign.)                                          Mette Francke

studiedirektør                                                            Saksbehandler

 

 

 

HUSK:

 

–          Omfordel både klagesaken og ny sensurprotokoll når den er klar til SAT

–          Ikke bruk SA, men SAT

–          Ikke avskriv klagesakene, det skal SAT gjøre

–          Ikke legg ny sensur inn på dokumentnivå, altså der hvor selve klageskjemaet ligger.

–          Ikke sett på kopimottakere. Da dukker sakene opp på flere lister og det blir vanskelig å holde oversikt. Er saken omfordelt rett trenger vi heller ikke mail til sensur@nmbu.no

–          Vi skal kun ha ny protokoll med sluttkarakter, vi trenger ikke info om delkarakterer.

–          Regel om to signaturer gjelder også ved ny sensur.