Office365 – informasjonsepost

Innføring av Office 365 starter ved din enhet i dag

 

NMBU er i gang med innføring av Office 365. I dag starter installeringen av programvaren ved din enhet.  Samtidig får du tilgang til ditt nye hjemmeområde for lagring; OneDrive – Norwegian University of Life Science som fra nå av skal erstatte ditt nåværende hjemmeområde (z:).

Dette innebærer at du må flytte dine filer fra z: til OneDrive – Norwegian University of Life Science.

Frist for flytting av innhold:  Står i eposten du har mottatt

Dette innebærer også at innholdet på z: må klassifiseres. Les mer om dette lenger ned i eposten.

Til orientering vil enheten sitt fellesområde (y:) flyttes over til nytt lagringssted i SharePoint i fase 2 senere i år.

Se websiden Informasjon om Office 365 for utdypning.

For en vellykket flytting – følg stegene:

 

1) Sjekk at IT har registrert riktig PC på deg

2) Installer Office 365 på din maskin

3) Du må klassifisere dine data før innholdet flyttes til nytt hjemmeområde

4) Din frist for flytting av hjemmeområde (z:) til ditt nye hjemmeområde er oppgitt i tidligere epost

Sett deg inn i løsningen og gi oss tilbakemeldinger

Har du behov for Microsoft Project eller Microsoft Visio – ta kontakt

 

 

1) Sjekk at IT har registrert riktig PC på deg

Du er registrert med følgende PC:

Host Name:
Leverandør:
Modell:

For å sikre oss at vi har registrert riktig PC på deg/din bruker må du dobbeltsjekke dette via ikonet under (system Info). Du gjør dette for at vi skal kunne gjennomføre en trygg og sikker overføring av dine filer og mapper.
Sjekk ved å trykke på ikonet systeminfo som du finner på skrivebordet.

 

Hvis Host Name ikke stemmer, gi omgående beskjed til it@nmbu.no

2) Installer Office 365 på din maskin

Du kan installere Office 365 programvaren selv på din PC ved å gå til “Application Catalog” på skrivebordet ditt og finne Microsoft Office 365 pro plus under kategorien Microsoft Office og trykke install. Hvis du ikke rekker å installere Office 365 programvaren selv innen 4 dager, vil IT sørge for at programmet blir installert på din maskin.

Du må lukke alle åpne Office programmer før du starter installasjonen, ellers vil du miste data som ikke er lagret.

Application Catalog” ser slik ut på skrivebordet ditt.

3) Du må klassifisere dine data før innholdet flyttes til nytt hjemmeområde

Det er viktig at filene får en riktig klassifisering før de flyttes over til OneDrive – Norwegian University of Life Science.

Vi må ha et bevisst og aktivt forhold til innhold i dokumenter. Det gjelder spesielt om det er sensitivt innhold, eller noe som er virksomhetskritisk for NMBU. Slike dokumenter må klassifiseres, eller flyttes til P360. Vurder også hva som bør kastes!

Dokumentsenteret anbefaler å gå gjennom alt innhold og klassifisere alt sammen etter retningslinjene som du kan lese her.

Hvis du opplever å ha problemer med å klassifisere enkeltfiler, er det sannsynlig at filene ikke er støttet for klassifisering. Microsoft har en liste over filtypene som lar seg klassifisere her samt info om hva du gjør med slike filer.

4) Din frist for flytting av hjemmeområde (z:) til ditt nye hjemmeområde er oppgitt i tidligere epost

Ditt nye hjemmeområde for lagring blir fra nå av OneDrive – Norwegian University of Life Science som erstatter ditt nåværende hjemmeområde z:.

Alt innhold som nå ligger på z: og som du vil ha med videre, må du derfor flytte over til OneDrive – Norwegian University of Life Science innen nevnte dato. Det er enkelt, se video. (NB: Vi kaller det flytting, men innholdet blir altså liggende igjen på z:.)

Etter nevnte flyttedato settes z: til Read Only. Det betyr at filene kun kan leses.

Lagring av nye filer vil nå skje i OneDrive – Norwegian University of Life Science og bli ditt personlige lagringsområde i skyen.  Ingen andre har tilgang til ditt område med mindre du aktivt deler innhold med andre. OneDrive blir en sikker løsning for lagring, fordi det nå innføres to-faktor autentisering for tilgang når du er utenfor NMBU.
Supportsidene finner du dokumentasjon om hvordan du setter opp to-faktor autentisering.

Du kan nå enkelt dele filer, og også samskrive med samarbeidspartnere, men ellers fungerer OneDrive akkurat som (z:) gjorde før. Vi vil samtidig understreke at vi ikke anbefaler utstrakt deling av dokumenter i OneDrive, men at man heller benytter “Teams” -programmet som vil bli lansert senere i fase 2 til dette formålet.

Sett deg inn i løsningen og gi oss tilbakemeldinger

Her kan du få et lite innblikk i Onedrive for business.

Her finner du også en lenke til Opplæringssenter for Office 365.

 

Meld gjerne inn feilmeldinger eller dine erfaringer til it@nmbu.no.

Erfaringer og ofte stilte spørsmål og svar (FAQ) vil bli publisert på support.nmbu.no.

 

Har du behov for Microsoft Project eller Microsoft Visio – ta kontakt
Hvis du har skrivebordsversjonene av Microsoft Project eller Microsoft Visio vil disse avinstalleres. Har du behov for disse løsningene ta kontakt med it@nmbu.no for å bestille ny lisens.

 

Mvh Prosjektgruppen for innføring av Office 365 ved NMBU

 

 

 

 

Introduction of Office 365 for your unit

NMBU is in the process of introducing Office 365 and the time has come for your unit to install the software. Note that in this step only the software will be installed – OneDrive will be available at a later step.

Is our PC registration correct?
You are registered with the following PC:

Host Name:
Leverandør:
Modell:

To make sure that we have registered the correct PC for you/your user, you must double check this via the icon below (system info). You do this so that we can carry out a safe and secure transfer of your files and folders.
Check by tapping the system info icon found on the desktop:
If Host Name is wrong, immediately notify to it@nmbu.no

Installing Office 365 on your machine
You can install the Office 365 software yourself on your PC by going to «Application Catalog» on your desktop and finding Microsoft Office 365 pro plus under the Microsoft Office tab and press install. If you are unable to install the Office 365 software yourself within 14 days, IT will ensure that the program is installed on your machine.

«Application Catalog» looks like this on your desktop:

You must close all open Office programs before you start the installation, otherwise you will lose any unsaved data.

Classification of data and clearing on z: – your home area

The home area (z:) will be moved to OneDrive for business in connection with the introduction of Office 365.
It is therefore important that your files that need classification according to rules from the Document center are classified before moving. You can read how to classify your data here:

The actual move to OneDrive for business will on your device happen xx.xx

You can get some insight into OneDrive for business here.

Here you will also find a link to the Training Center for Office 365.

Do you have Microsoft Project or Microsoft Visio?
If you have the desktop versions of Microsoft Project or Microsoft Visio, they will be uninstalled.

If you still need these programs, please contact it@nmbu.no to order a new license.

Feedback and error messages
Please report error messages or your experiences to it@nmbu.no.
Experiences
and frequently asked questions and answers (FAQ) will be published on support.nmbu.no.

Further details on the introduction of Office 365 at NMBU can be read on the web here.