Office365 – informasjonsepost

Innføring av Office 365 starter ved din enhet i dag

 

NMBU er i gang med innføring av Office 365. I dag starter installeringen av programvaren ved din enhet.  Samtidig får du tilgang til ditt nye hjemmeområde for lagring; OneDrive – Norwegian University of Life Science som fra nå av skal erstatte ditt nåværende hjemmeområde (z:).

Dette innebærer at du må flytte dine filer fra z: til OneDrive – Norwegian University of Life Science.

Frist for flytting av innhold:  Står i eposten du har mottatt

Dette innebærer også at innholdet på z: må klassifiseres. Les mer om dette lenger ned i eposten.

Til orientering vil enheten sitt fellesområde (y:) flyttes over til nytt lagringssted i SharePoint i fase 2 senere i år.

Se websiden Informasjon om Office 365 for utdypning.

For en vellykket flytting – følg stegene:

 

1) Sjekk at IT har registrert riktig PC på deg

2) Installer Office 365 på din maskin

3) Du må klassifisere dine data før innholdet flyttes til nytt hjemmeområde

4) Din frist for flytting av hjemmeområde (z:) til ditt nye hjemmeområde er oppgitt i tidligere epost

Sett deg inn i løsningen og gi oss tilbakemeldinger

Har du behov for Microsoft Project eller Microsoft Visio – ta kontakt

 

 

1) Sjekk at IT har registrert riktig PC på deg

Du er registrert med følgende PC:

Host Name:
Leverandør:
Modell:

For å sikre oss at vi har registrert riktig PC på deg/din bruker må du dobbeltsjekke dette via ikonet under (system Info). Du gjør dette for at vi skal kunne gjennomføre en trygg og sikker overføring av dine filer og mapper.
Sjekk ved å trykke på ikonet systeminfo som du finner på skrivebordet.

 

Hvis Host Name ikke stemmer, gi omgående beskjed til it@nmbu.no

2) Installer Office 365 på din maskin

Du kan installere Office 365 programvaren selv på din PC ved å gå til “Application Catalog” på skrivebordet ditt og finne Microsoft Office 365 pro plus under kategorien Microsoft Office og trykke install. Hvis du ikke rekker å installere Office 365 programvaren selv innen 4 dager, vil IT sørge for at programmet blir installert på din maskin.

Du må lukke alle åpne Office programmer før du starter installasjonen, ellers vil du miste data som ikke er lagret.

Application Catalog” ser slik ut på skrivebordet ditt.

3) Du må klassifisere dine data før innholdet flyttes til nytt hjemmeområde

Det er viktig at filene får en riktig klassifisering før de flyttes over til OneDrive – Norwegian University of Life Science.

Vi må ha et bevisst og aktivt forhold til innhold i dokumenter. Det gjelder spesielt om det er sensitivt innhold, eller noe som er virksomhetskritisk for NMBU. Slike dokumenter må klassifiseres, eller flyttes til P360. Vurder også hva som bør kastes!

Dokumentsenteret anbefaler å gå gjennom alt innhold og klassifisere alt sammen etter retningslinjene som du kan lese her.

Hvis du opplever å ha problemer med å klassifisere enkeltfiler, er det sannsynlig at filene ikke er støttet for klassifisering. Microsoft har en liste over filtypene som lar seg klassifisere her samt info om hva du gjør med slike filer.

4) Din frist for flytting av hjemmeområde (z:) til ditt nye hjemmeområde er oppgitt i tidligere epost

Ditt nye hjemmeområde for lagring blir fra nå av OneDrive – Norwegian University of Life Science som erstatter ditt nåværende hjemmeområde z:.

Forskningsdata skal som hovedregel lagres på NMBUs servere, få mer informasjon her: https://www.nmbu.no/forskning/forskere/forskningsdata/node/35651

OneDrive er ikke ment som primær lagringsplattform for forskningsdata, men: Forskningsdata KAN lagres på OneDrive – forutsatt bevissthet om beskyttelsesbehov. Man kan lagre data til og med rød klassifisering på OneDrive. I praksis vil man sette grensen ved gult – av praktiske / tekniske årsaker. Dokumenter med beskyttelsesbehov (rødt) som ikke er office-dokumenter må legges på W: W: er primær lagringsplattform for forskningsdata inntil videre. Ta kontakt med it@nmbu.no hvis du har forskningsdata i denne kategorien, så opprettes det egnet område til deg for dette. Data med sterkt beskyttelsesbehov skal lagres på TSD (UiO – Tjenester for Sensitive Data) ·

Filer skal IKKE klassifiseres «røde» for å «være på den sikre siden», – det er verken hensiktsmessig eller riktig. Vi skal klassifisere i rød kategori kun når det er et reelt, påvist behov.v

Alt innhold som nå ligger på z: og som du vil ha med videre, må du derfor flytte over til OneDrive – Norwegian University of Life Science innen nevnte dato. Det er enkelt, se video. (NB: Vi kaller det flytting, men innholdet blir altså liggende igjen på z:.)

Etter nevnte flyttedato settes z: til Read Only. Det betyr at filene kun kan leses.

Lagring av nye filer vil nå skje i OneDrive – Norwegian University of Life Science og bli ditt personlige lagringsområde i skyen.  Ingen andre har tilgang til ditt område med mindre du aktivt deler innhold med andre. OneDrive blir en sikker løsning for lagring, fordi det nå innføres to-faktor autentisering for tilgang når du er utenfor NMBU.
Supportsidene finner du dokumentasjon om hvordan du setter opp to-faktor autentisering.

Du kan nå enkelt dele filer, og også samskrive med samarbeidspartnere, men ellers fungerer OneDrive akkurat som (z:) gjorde før. Vi vil samtidig understreke at vi ikke anbefaler utstrakt deling av dokumenter i OneDrive, men at man heller benytter “Teams” -programmet som vil bli lansert senere i fase 2 til dette formålet.

Sett deg inn i løsningen og gi oss tilbakemeldinger

Her kan du få et lite innblikk i Onedrive for business.

Her kan du finne NMBU sine egne opplæringsvideoer 

Her finner du også en lenke til Opplæringssenter for Office 365.

 

Meld gjerne inn feilmeldinger eller dine erfaringer til it@nmbu.no.

Erfaringer og ofte stilte spørsmål og svar (FAQ) vil bli publisert på support.nmbu.no.

 

Har du behov for Microsoft Project eller Microsoft Visio – ta kontakt
Hvis du har skrivebordsversjonene av Microsoft Project eller Microsoft Visio vil disse avinstalleres. Har du behov for disse løsningene ta kontakt med it@nmbu.no for å bestille ny lisens.

 

Mvh Prosjektgruppen for innføring av Office 365 ved NMBU

The introduction of Office 365 starts at your unit today 

 

NMBU is currently introducing Office 365. Today installation of the software will start at your unit.  At the same time you will gain access to your new home area for storage; OneDrive – Norwegian University of Life Science, which from now on will replace your current home area (z:). 

This means that you must move your files from z: to OneDrive – Norwegian University of Life Science. 

Deadline for moving content: 29.5 

This also means that the content on z: must be classified. Read more about this later in the e-mail.  

 

For your information, the unit’s common area (y:) will be moved to a new storage location in SharePoint in phase 2 later this year. 

See the website Information on Office 365 for more details.  

 

 

For a successful move – follow the steps: 

1) Check that IT has registered the correct PC for you 

2) Install Office 365 on your machine 

3) You are required to classify your data before the content is moved to the new home area 

4) Your deadline for moving of the home area (z:) to your new home area is 29 May 

Study the solution, and give us feedback 

If you need Microsoft Project or Microsoft Visio – get in touch 

 

1) Check that IT has registered the correct PC for you 

You are registered with the following PC:  

Host Name:   
Vendor:   
Model:   

To ensure that we have registered the correct PC for you/your user, you must double-check this via the icon under (system Info). You do this in order for us to perform a safe and secure transfer of your files and folders.
 

Check by clicking the System Info icon on your desktop. 

 

If the Host Name is incorrect, notify it@nmbu.no immediately 

2) Install Office 365 on your machine 

You may install the Office 365 software on your PC yourself by going to “Application Catalog” on your desktop and finding Microsoft Office 365 pro plus under the Microsoft Office category, and then clicking Install. If you are unable to install the Office 365 software yourself within 4 days, IT will ensure that the software is installed on your machine. (NB: only on employees’ personal clients, not on lab PCs or other instruments. They will remain unchanged.) 

You must close all open Office applications before installing, or you will lose data that has not been saved.  

 “Application Catalog” looks like this on your desktop. 

 

3) You are required to classify your data before the content is moved to the new home area 

It is important that the files are correctly classified before being moved to OneDrive – Norwegian University of Life Science.  

We must have a conscious and active relationship to the content of documents. This applies in particular to sensitive content, or anything business-critical for NMBU. Such documents must be classified or moved to P360. Also consider what may be deleted! 

The document centre recommends reviewing all content and classifying everything in accordance with the guidelines available here. 

If you experience issues with classifying single files, it is likely that the files are not supported for classification. Microsoft has a list of files types that support classification here and information on what do with such files. 

4) Your deadline for moving of the home area (z:) to your new home area is 29 May 

Your new home area for storage will from now on be OneDrive – Norwegian University of Life Science, which replaces your current home area z:. 

Research data should, as a rule, be saved on NMBUs servers. More information in Norwegian here: https://www.nmbu.no/forskning/forskere/forskningsdata/node/35651 

Contact it@nmbu.no if you have research data. We will set up a local storage location for you. 

All other content currently on z: that you want to retain, must therefore be moved to OneDrive – Norwegian University of Life Science before the aforementioned dateIt’s simple, see video. (Note: We call it moving, but the content will remain on z:.) 

After the aforementioned move date z: will be set to Read Only. This means that the files may only be read.  

Saving of new files will now take place in OneDrive – Norwegian University of Life Science and become your personal storage area in the cloud.  No one else has access to your area unless you actively share content with others. OneDrive will be a secure storage solution, because now two-factor authentication will be introduced for access when you are outside NMBU.
On the Support pages you will find documentation on how you configure two-factor authentication. 

You may now easily share files and collaborate on documents with partners, but otherwise OneDrive works exactly as (z:) previously did. We also want to emphasize that we don’t recommend the widespread sharing of documents in OneDrive, but that one rather uses the “Teams” application that will be launched later in phase 2 for this purpose. 

Study the solution, and give us feedback  

Here you may have a glimpse of OneDrive for Business. 

Here you can find NMBU branded nano courses 

Here is also a link to the Office 365 Training Center. 

 

Please report errors or your experiences to it@nmbu.no 

Experiences and frequently asked questions and answers (FAQ) will be published at support.nmbu.no.  

 

If you need Microsoft Project or Microsoft Visio – get in touch
If you have the desktop versions of Microsoft Project or Microsoft Visio, these will be uninstalled. If you need these solutions, contact it@nmbu.no to order a new licence. 

 

Kind regards, the project group for introduction of Office 365 at NMBU