Møteinnkalling og rombooking i Outlook (Ansatte)

Du kan enkelt sette opp møte og booke rommet ved hjelp av Outlook.

1. Åpne kalenderen og velg «New Appointment»

NB! Hvis man først velger møterom, må man være obs på at «New Appointment» vil være grået ut. Velg i stedet «New Meeting» og «New Meeting with All».

Untitled

 

2. Velg så tema for møtet i det valgte tidsrommet.

Subject

3. Klikk på «Scheduling Assistant», og du får mulighet til å velge deltakere og møterom.
4. For å velge møterom klikk «Add Room» nede til venstre. Romlisten kommer dermed opp.

Add rooms

Du vil også kunne se hvorvidt rommet er ledig eller ei (se nederst for å se hvordan du gjør dette).

For å legge til personer kan du enten finne de via adresseboka, eller skrive navnet til den
enkelte i ruten som er merket med en rød firkant i bildet nedenfor.

Add attendees

Når alt dette er gjort, klikker du «Send».

Du vil så motta en automatisk melding om din rombooking.

Dersom du vil gjøre endringer på et oppsatt møte, dobbeltklikk på oppføringen i din egen kalender – rediger det du måtte ønske – klikk «Send Update»

 

For å se ledige timer på forskjellige rom:

1. Gå inn i calendar på outlooken.

2.  Velg «Appointment» i fanen og klikk på «From room list» som vist i bildet under.

Guide til rombooking 1

3. Nå vil det dukke opp et vindu hor du kan finne og søke på rom som du vil se ledigheten til. Merk at du kan velge flere rom om gangen. Når du har funnet rommene du vil se klikker du på dem og ser de dukker opp nedenfor før du klikker «OK»

Guide til rombooking 2

4. Du vil nå se i fanen til venstre at du kan velge rommene som du tidligere valgte. Trykker du på dem vil du få de opp ved siden av timeplanen din. Merk at det er anbefalt å skifte kalendervisningen ditt til uke- eller dagsvisning for den beste opplevelsen.

Guide til rombooking 3