Oppgradering av e-postløsning

NMBU er i disse dager i gang med å oppgradere e-postsystemet.  I Outlook vil du ikke merke stort til endringen, men for e-post på mobilen må du fjerne dagens tilkobling for så å legge denne til på nytt.  

I forbindelse med oppgraderingen er det et par ting du må kjenne til:
Vi har alle mye forskjellig innhold i e-posten vår. I det oppgraderte systemet vil du kunne beskytte innholdet på en ny og forbedret måte. Det gjør du ved å klassifisere innholdet slik at det gis riktig beskyttelse. NMBU har innført ulike klassifiseringsnivåer – du kan lese mer om disse her. Klassene åpen (grønn), intern/begrenset (gul) og fortrolig (rød) kan sendes i det oppgraderte systemet. MERK! Innhold som er «fortrolig – rød» markeres med fanen «confidential». Da blir e-posten kryptert, og på den måten beskytter vi innholdets konfidensialitet.  Sender du e-post med vedlegg, må også dette klassifiseres før det sendes for å bli beskyttet. Innhold som skal markeres «confidential»/«konfidensiell » er innhold som for eksempel er taushetsbelagt etter forvaltningsloven. Det er opplysninger om noens personlige forhold eller forretningshemmeligheter slik som oppfinnelser, eller det kan være sensitive personopplysninger etter personopplysningsloven/GDPR, slik som helseopplysninger. Husk også at heller ikke fødselsnummer skal sendes ukryptert via e-post.

De aller fleste av oss har svært lite senstiv i e-post, men dersom du har – så må du ta dette ut av e-postleseren din før den oppgraderes. Dette må vi gjøre fordi vi ikke kan etter-klassifisere e-poster, og innhold som krever beskyttelse dermed vil lagres MED feil beskyttelse dersom det flyttes til ny løsning.

Du tar ut e-post fra e-postleseren din ved enten å slette e-posten, koble til en sak i P360, eller lagre e-posten et annet sted som en .msg fil.

For mer informasjon om informasjonssikkerhet ved NMBU les her.

HUSK! Du må slette alle e-post fra mappen slettede elementer før e-postleseren oppdateres. Når din e-post er flyttet til oppgradert system vil den bli underlagt nye sletterutiner: slettede elementer slettes permanent etter 14 dager

Les mer om oppgradering av e-postsystemet her.

To-faktor pålogging

Du må to-faktor pålogging før du kan sette opp e-post på mobilen din. To-faktor vil bli avkrevd hver 14. dag på datamaskiner og mobile enheter utenfor campus. Du må installere Microsoft Authenticator appen på din mobiltelefon hvis du skal lese epost.

E-post via Outlook

Outlook er satt opp til at den automatisk finner mailboksen etter at den er flyttet. Det vil da komme en melding om endring i Outlook. Denne vises bare en gang. Når du får denne meldingen, klikker du OK. Lukk deretter Outlook, og start den opp på nytt.

E-post via webmail

Webmail (Outlook på nett) er heretter tilgjengelig fra https://office.com sammen med de andre appene i Office 365.

E-post på mobile enheter

Mobiltelefoner som administreres av NMBU vil ha e-post ferdig installert. Du må logge deg på som normalt. 

På andre mobile enheter som brukes som NMBU arbeidsverktøy, må du må fjerne tilkoblingen til e-post for så å legge den til på nytt igjen. 

Bruk Outlook appen som du laster ned fra PlayStore/AppStore.  Les bruksanvisning på hvordan du setter opp Outlook på mobil her: https://support.nmbu.no/it-dokumentasjon/epost-pa-mobil-i-outlook-app/