I løpet av høsten 2019 fikk alle ansatte ved NMBU ha tilgang på Office 365.

Du bruker din egen epostadresse (fornavn.etternavn@nmbu.no) og eget NMBU-passord for å logge på Office 365 (https://www.office.com/). 

Fordelen med Office 365 er at Microsoft kontinuerlig utvikler og knytter nye funksjoner og funksjonalitet til tjenesten. Dermed åpnes det for helt nye muligheter for de tradisjonelle kontorstøtteverktøyene som Word, Excel, PowerPoint og OneNote.

Spesielt for Mac: Office 365 og OneDrive er tilgjengelig med samme funksjonalitet for Mac, men noen tjenester lanseres senere for Mac enn for Windows. Office 365 for Mac kan lastes ned fra www.office.com. Logg inn med din NMBU-e-post (fornavn.etternavn@nmbu.no) og NMBU-passord. 

Hva skiller Office 365 fra Officepakka?

Office 365 er en videreutvikling av Officepakka installert på egen maskin. Det er to viktige forskjeller:

• Nå er programmene tilgjengelige både på egen maskin eller som app i nettleseren (skytjeneste).
• Enklere deling av og samskriving i dokumenter med personer både i og utenfor NMBU.

I tillegg har NMBU tatt i bruk Microsofts lagringstjeneste – OneDrive – som erstatter eget hjemmeområde på serveren (z:). Senere flyttes også fellesområdene. 

Slik fungerer Office 365!

Office 365 omfatter Word, Excel, Powerpoint og OneNote.

Med Office 365 kan du ha disse programmene nedlastet på egen datamaskin og tilgjengelig som app-er (skytjeneste) i nettleseren. En viktig fordelen er at du kan logge deg på Office 365 via nettleseren fra en hvilken som helst datamaskin.

Vær oppmerksom på at programmet i nettleseren (app-er i nettleseren eller på smarttelefon) ikke har like mange muligheter som programmet som er installert på datamaskinen. Vær oppmerksom på følgende: 

• Når du åpner Word-, Excel- eller Powerpointdokumenter kan du velge hvilken programversjon du ønsker å bruke for å opprette eller redigere dokumentet, enten app-en i nettleseren eller programmet på datamaskinen. For å lese dokumentet er det ingen forskjell.
• For OneNote er det flere muligheter i nettversjonen, men denne er ikke samkjørt med OneNote lastet ned på egen maskin. Start med å velge hvilken versjon du vil bruke – og bruk den konsekvent.

En stor fordel med Word i Office 365 er muligheten for å samskrive. Det betyr at flere personer kan skrive i samme dokument samtidig!

Eget lagringsområde (Z:) flyttes til One Drive

Lagringstjenesten OneDrive erstatter ditt hjemmeområdet på serveren (z:). Ditt nye lageret heter «OneDrive – Norwegian University of Life Sciences» og innholdet kan kun ses av deg (til tross for navnet).

På OneDrive skal alle dokumenter være klassifisert. Se mer om dette lenger ned i artikkelen. 

Vær oppmerksom på følgende:

• Har du en privat OneDrive vil denne være synlig i filutforskeren sammen med din egen OneDrive på jobb. 

Office-lagringsstasjoner i Explorer/Filutforsker Foto Ill. NMBU 

Kjente problemer

Integrasjon med andre programmer

Foreløpig har vi fått kjennskap til at EndNote -bibliotek (referanse og sitat-verktøy) ikke er integrert med Office 365 og ikke bør lagres på Sharepoint eller i OneDrive. Det anbefales foreløpig å lagre slike bibliotek på lokal disk, altså på (c:) på egen datamaskin. Du må selv ta sikkerhetskopier til din OneDrive eller EndNote Online.

Slik skjer flyttingen til OneDrive

For det første, du vil få en epost med mer detaljert oppskrift på prosessen når du skal flytte innholdet ditt til OneDrive. I denne videoen kan du se hvor enkelt det er å flytte innhold.  I flyttefasen vil du ha tilgang til både (z:) og OneDrive samtidig. 

Vær klar over følgende:

• Du mister datoen for når dokumentet er opprettet, nye dato blir satt til tidspunktet for overføring til OneDrive. 
• Det en en rekke tegn som skaper problemer i fil- og mappenavn, blant annet blankslag før og etter og: » * : < > ? / \ |. Se oppdatert oversikt i denne lenken.

Klassifisering av viktige dokumenter

Personsensitiv informasjon, forsknings- og forretningshemmeligheter er eksempler på dokumenter som må klassifiseres som enten «Fortrolig» eller «Svært fortrolig».

Før du begynner, vær oppmerksom på følgende:

• Klassifisering er først mulig når du har tatt i bruk Office 365.
• Ikke klassifiser hele mapper, kun enkeltdokumenter. Ved å klassifisere mapper må hvert dokumentene låses opp enkeltvis.
• Det er en rekke formater som ikke kan klassifiseres. I denne lenken finner du en oversikt over hva som kan klassifiseres. 
• I denne lenke finner du oppskrift på hvordan du klassifiserer i praksis. https://support.nmbu.no/klassifisering-av-filer/
• I denne lenken finner du informasjon om klasser av klassifisering  og i denne lenken hva som skal lagres i P360 og hvordan du lagrer i P360. 
• Det er filene inne i en mappe som blir klassifisert, ikke mappen som sådan. Hvis du så legger til en ny fil i den mappa, må den klassifiseres for seg. 

Skjermbilde av klassifiseringsknapper i et word-dokument. Foto Ill. NMBU

Opplæring i Office 365

I denne lenken finner du opplæringsvideoer i bruka av Office 365 og OneDrive 

Annet om Office 365

ROS-analyse
IT-avdelingen har foretatt en risiko- og sårbarhetsvurdering av Office365 (logg inn nødvendig) og konkluderer med at klassifisering av dokumenter vil bedre sikkerheten betraktelig.

T

En liten godbit følger med Office 365 på NMBU
Det er mulig for å laste ned lokale versjoner av Office 365 til fem enheter: PC/Mac-er, mobiltelefoner eller nettbrett.