PUBLIC 360 – Før kurs og helt i startgropa – Ufordelt post og testsaker mm.

Ufordelt post/fordeling av post til enheten:

Det er godt forankret i øverste ledelse ved NMBU at fordeling av innkommet post til enheten er leders ansvar og oppgave! Hver og en som er leder for en enhet ved NMBU har i ansvar å gjøre seg kjent med hva som kommer inn av henvendelser, og hva som blir sendt ut fra dennes enhet. Det gjøres best ved at leder selv fordeler det som ligger ufordelt til enheten via Public 360.

Kursing av NMBUs ledere:

Ledelsen ved NMBU vil få en innføring i hvordan de skal bruke P360 som et nyttig arbeidsverktøy i sin hverdag og samtidig holde seg oppdatert til enhver tid når de kommer på kurs om kort tid.

Alle kan se ufordelt post til sin enhet når man går i sin venstremeny i P360, men kun leder/stedfortreder har fordelingsfunksjon. Det som er unntatt offentlighet, vises ikke for andre enn de med fordelingsfunksjon.

Public 360 klar for å brukes:

Public 360 er klar for produksjon av brev og notater, og registrering av innkommet post var i gang fra dag én etter nyttår. Alle brukerne våre/potensielle og reelle saksbehandlere ligger inne i basen. Får du post via P360, eller skal skrive noe på NMBUs brevmal, så er du å anse som saksbehandler i basen!

Ferdigstillelse av brev/notat produsert i Public 360:

Når du er ferdig med å produsere et dokument i P360 og har sjekket det inn i basen og alt virker ok, så må du se innom venstremenyen i P360 innunder «Korrespondanse under arbeid» for å være sikker på at det er ferdig. Det som ligger der, er ikke ferdigstilt i basen! For å ferdigstille det, markerer ved å klikke litt til venstre utenfor linjen slik at det står en hake der og linjen blir blå. Deretter klikker du litt lengre opp på knappen «Ekspeder». Nå er det ferdigstilt og arkivet kan kvalitetssikre det du har gjort og sette det i journalført status.

Testing i Public 360:

Dersom du har behov for å prøve deg litt fram og teste litt i basen, så er det fullt tillatt. MEN; start alle sakstitler/dokumenter med ordet «P360kurs», og knytt gjerne saken opp mot prosjekt «Testsaker i P360 – ikke arkivverdig» slik at det blir enklere for arkivet i etterkant å slette det som kun er etablert pga. testing i basen. Vi har dessverre ingen kursbase da den vi KUNNE valgt, var ulik den basen vi har i dag.

Hjelp i Public 360:

Helt øverst til høyre i basen finnes et spørsmålstegn som leder til en UTMERKET guide for produksjon/løsninger i Public 360 som vi anbefaler at alle bruker litt tid på å bli kjent med og venn med! Brukerveiledninger utover dette blir laget nå fremover som et supplement.

Grunnkurs for brukere som ønsker det, blir tilbudt så snart vi har kurset ledelsen.

Følg med på SUPPORT-sidene for ytterligere info fremover!